勤哲Excel服务器实现汽车销售财务一体化管理系统

2021-11-03 18:02:43 来源:楚北网商业   |   浏览(77)

  近年来,中国汽车市场在政策鼓励、市场驱动下持续增长。2020年,中国汽车产业受疫情影响,在市场低迷中度过。汽车行业正在探索转向新的方向,5G、人工智智能网联、汽车轻量化、新能源等,而这些都与信息化有关。

  据介绍,所谓汽车信息化,包括企业信息化与行业信息化两方面。企业信息化特点,一是在信息技术与制造技术结合方面,形成了汽车制造的计算机辅助设计CAD,计算机辅助制造CAM等核心竞争力;二是实现信息管理技术与汽车制造的融合,实现生产过程智能化和企业经营管理信息化,表现为集成化、协同化和服务化。 企业内部的信息化为行业的信息化提供技术基础,反过来行业信息化为企业内部信息化提供发展的舞台。为了快速步入信息化阶段,车企正尝试借助信息化管理软件来实现。勤哲Excel服务器,正是其中之一。

  一、 软件主要特色

  1. 基于勤哲平台,三个月时间,个性化定制开发上线运行,高效、快捷、实用。

  2. 集团架构,客户端、网页端、移动手机端三端通用。

  3. 量身定做,非常适合奥迪品牌4S店单店和集团使用。其他品牌稍作修改(主要是返利和政策)亦可使用。

  4. 业财一体,按单自动生成财务分录,业务数据与财务数据同步产生,实时在线,绝对一致。

  5. 按店、按项目、按任意时间段的财务口径收入、成本和毛利表;按店、按车架号、按任意时间段的财务口径收入、成本和毛利表;车架号截止当前时间的财务口径收入、成本和毛利明细表。

  6. 厂家返利全流程全过程管理。实时预估返利和月末预估返利二条架构并行,随业务发生可以实时查看每台车辆的返利情况,月末对当月销售开票车辆的预估返利进行集中修正,返利到账数据导入系统,自动按车架号核销返利到账差异。按车架号查看实时预估返利、月末预估返利、返利到账和返利差异核销汇总及明细数据。

  7. 销售政策可以按车型、按店、按天实施管控,低于裸车销售最低价时审批流程自动走到总经理审批。

  8. 按集团、按店、按车型、按车架号、按销售小组、按销售员查看销售绩效毛利和财务口径毛利,自动根据销售任务和销售政策计算销售员绩效提成。

  9. 任意时间段新车收发存报表及车辆库龄表。

  二、 系统主要报表

  1.任意时间段按项目的财务口径毛利查询表。

  2.任意时间段按车架号的财务口径毛利查询表。

  3.截止当前时间单车财务口径毛利明细查询表。

  4.任意时间段新车收发存报表及库龄报表。

  5.任意时间段单车发票明细表。

  6.按车型、小组、销售员财务毛利报表。

  7.任意时间段精品服务销售报表。

  8.集团可售车辆报表。

  9.某购车客户业务会计分录全景报表。

  10.销售员绩效管控汇总表。

  三、 软件功能全图如下

  四、 主要基础架构

  1. 月度销售政策

  可以按店、按天、按车型进行销售政策管控。

  2. 主要基础数据

  这些基础数据由集团专人维护,后面业务上用到的地方,都是列表选择录入模式。

  五、 主要业务功能

  1. 叩车业务

  车辆分在途与在库二种状态。从厂家叩车时登记厂家新车发货单,车辆到库时登记新车到货入库单,同时更改车辆状态。从其他经销商处购车时,登记新车采购入库单。

  2. 销售业务

  新车销售合同包括三部分:整车销售合同,增值产品销售合同,委托服务合同。在合同上顺带对客户信息进行完整详细登记。

  合同由销售员填报,整车售价关联销售政策最低售价,设置工作流进行线上审批,如果低于最低售价,需经总经理审批。审批完后,打印在印好的带厂家LOGO的纸张上,美观清晰。

  在填报过程中(包括后面的关联业务),凡是涉及基础资料的部分,都是列表选项,确保这些基础资料统一规范,便于各种查询统计分析报表生成。

  3. 订单变更业务

  新车销售业务时间跨度长,合同签订后,很多因素会导致合同变更。系统专门设计了订单变更功能(含销售员变更),并配置工作流进行线上审批。 订单激活是指对之前释放订单和退订订单进行处理,使之重新成为正常订单。

  4. 结算发票业务

  预结算单为内部使用,结算单上会显示客户消费金额和已交款金额情况,收银员根据这些信息确定是否应该开具发票。 正式结算单与预结算单内容一致,打印出来,客户签字,归档。

  5. 客户交款业务

  客户交款,包括二手车置换金额,诚意金转购车款等,客户贷款到账单独登记,有可能涉及厂家金融贴息处理。客户交款关联销售合同号。

  六、 厂家返利业务

  厂家返利是4S店业务中最复杂的业务,单独出来介绍其系统功能和逻辑关系。

  软件厂家返利架构

  二个平行架构:实时预估返利,月末预估返利(含返利到账,返利差异核销)。

  (一) 实时预估返利

  业务发生时按照单台车辆同步自动进行返利预估,主要作用在于实时查询车辆预估返利数据。在该车辆开具发票的当月,系统自动把实时预估返利数据全部冲销掉。

  1. 实现逻辑:

  1) 整理出跟业务联动的厂家返利项目,即系统里面的实时预估返利项目表。

  2) 按月、按店、按车型维护实时预估车型月度返利表。

  3) 实时预估返利业务节点。

  叩车时。系统单据为:厂家新车发货单。自动生成返利数据,自动生成会计分录。

  STD调剂采购时。系统单据为:新车采购入库单。自动生成返利数据,自动生成会计分录。

  二手车置换。系统单据为:购车客户交款登记单。自动生成返利数据,自动生成会计分录。

  大用户购车。系统单据为:客户发票登记单。自动生成返利数据,自动生成会计分录。

2. 特殊返利预估-增减配置返利:

  在叩车时一次性计算,后期不再调整。

  计算原理:跟车辆直接相关的返利。

  具体包括:叩车扣点返利,所有共性化返利,共性化返利中的增减配置返利。

  具体计算:(叩车扣点+所有共性化返利比例)*增减配置价格)+厂家增减配置返利金额

  增减配置返利最终作为厂家装潢成本的减项,反映在厂家装潢毛利中。通过增减配置返利,可以计算出裸车返利和裸车毛利,便于横向进行比对分析。

  (二) 月末预估返利

  每个月月末,针对当月销售开票的车辆,财务按照厂家返利政策进行返利预估计算,将计算结果导入系统,同时对之前系统自动产生的实时预估数据进行自动冲销。会计分录同步这样进行处理。 由于这二个部分的具体返利项目名称存在差异,不能统一。故系统设置了二个平行返利架构,进一步考虑返利到账后的差异核销,系统在这三个数据间建立了严密对应关系。 如下图示:

  1. 月末预估返利数据导入:

  系统单据:月末预估返利登记单。

  注意:每个月末,只导入当月所有销售开票车辆的预估返利数据。 同时,系统自动冲销这些车辆之前的实时预估返利会计分录。

2. 月末返利到账数据导入:

  系统单据:返利实收到账登记单。

  每个月末,财务从厂家系统导出当月返利到账明细,导入系统。

  系统自动与月末预估返利项目进行检测匹配,确保每笔返利到账数据可以对应到一个月末预估返利项目。 同时自动生成会计分录:

  由于可能有系统初始化之前已销售车辆的返利到账,系统特别设置了2021之前开票车辆返利明细科目,便于数据区分。

  3. 月末返利到账差异核销:

  系统单据:返利到账差异核销单。

  实际返利到账与月末预估返利可能会有差异,所以在返利到账后,需要对这些返利到账车辆和对应的返利项目,进行差异核销处理。

  差异核销处理工作量很大,也是容易出错的地方。系统在这里设计成全部由系统自动处理,减少工作量,避免人为因素错误。

  每月末需要进行差异核销的车辆有二个来源:一是当月有返利到账并且已经销售开票的车辆;二是之前月份有返利到账本月销售开票的车辆。

  系统自动获取这些车辆信息和涉及到的返利项目,自动按照车辆和返利项目获取系统月末预估(含之前差异核销)累计数和返利到账累计数,自动计算返利核销差异数据。

自动生成会计分录数据:

  注意:这里主营业务成本科目出现当期返利和非当期返利明细。

  说明如下:

  系统厂家返利会计分录处理分三个阶段。

  1) 该车销售开票前的月份,所有实时返利预估,均进入库存商品科目,视同对该车辆采购价格的调整项。这个阶段,实时预估返利跟主营业务成本没有关系。

  2) 该车销售开票月份,要确定该车的收入,同时要确认截止该月,该车的成本,所以当月的所有实时预估返利加上之前的所有实时预估返利,全部从库存商品科目结转到主营业务成本-当期返利科目,结转后,该车在库存商品科目结平。同时,月末做月末预估返利登记,月末预估返利数据直接进入主营业务成本-当期返利,同时将之前进入主营业务成本的实时预估返利全部冲销。

  3) 该车销售开票月份之后,该车的各种返利预估及返利差异核销,不再进入库存商品科目,直接进入主营业务成本-非当期返利科目,就是直接进入当期损益。取名非当期返利,是跟当月销售开票车辆产生的主营业务收入进行匹配而言,这种返利产生的成本,并不属于当期这些销售开票车辆对应的成本,而是对之前销售开票车辆成本的一个修正。

  (三) 返利数据查询

  1. 实时预估返利查询表:

  查询当月所有销售开票车辆的实时预估返利数据。

  点击底盘号可以联查该车辆实时预估返利、月末预估返利(含差异核销)和返利到账三个维度的明细数据。

  2. 月末预估返利查询表:

  查询当月所有销售开票车辆的月末预估返利数据(含返利差异核销数据,返利到账数据)。

  点击底盘号可以联查该车辆实时预估返利、月末预估返利(含差异核销)和返利到账三个维度的明细数据。

  3. 单车返利明细查询表:

  查询某台车辆实时预估返利、月末预估返利(含差异核销)和返利到账三个维度的明细数据。

  从这里也可以分析实时预估返利和月末预估返利的差异情况,分析尚未收到返利的金额情况。

  七、 业财一体财务数据

  软件业财一体架构,业务发生时,后台按单同步自动生成会计分录,业务数据与财务数据同步产生,绝对一致。实时,在线。 校对平衡的会计分录,是垃圾数据的最有效过滤器。 经过过滤,业务数据就被加工升级为财务数据了! 在系统里面,财务总账、明细账和相关报表,都直接取数于系统中的会计分录。

  1.任意时间段按项目的财务口径毛利查询表。

  这上面的项目、主营业务收入和主营业务成本的数据,都是直接来源于系统中的会计分录。

  2.任意时间段按车架号的财务口径毛利查询表。

  这上面每台车的收入成本和毛利数据,都是直接来源于系统中的会计分录。

  3.单车财务毛利查询表。

  上面这台单车的项目、收入、成本数据,也均是来源于系统中的会计分录。

  4.软件里会计分录生成。

  (一)系统生成会计分录的业务环节和单据。

  1)叩车环节。 厂家新车发货单,新车采购入库单。

  2)客户交款环节。 客户交款登记(含二手车置换),贷款到账登记,客户退款登记,客户诚意金收支,客户诚意金转购车款。

  3)厂家返利环节。 实时预估返利,在业务发生时已经自动处理并生成会计分录。 这里主要是指,月末预估返利、返利到账、返利实际到账差异处理和蓝字发票返利业务。

  4)客户购车发票环节。 客户发票登记单,客户发票冲销单,客户发票重开单。

  这里是一台车销售结案的标志,这台车所有相关联的业务,都集中在这里生成会计分录。包括以下部分:

  (1)收入挂账。

  客户购买这台车的总消费金额,就是发票上的含税金额。 也是销售合同上整车销售价、增值产品表观收入和服务产品表观收入的总和。 销项税额就是发票上的税金。 总的收入金额,就是发票上的不含税金额。 整车和衍生项目的拆分。 对于收入,系统会自动在整车、增值产品和服务产品之间进行拆分。 拆分的方法,是先按照增值产品和服务产品的不含税成本金额乘以1.25作为收入,然后,用总的收入,减去拆分出来的所有增值产品和服务产品收入的差额,作为整车的收入。 所以,会计分录上的整车收入、增值产品收入和服务产品收入,与发票,与销售合同上的每项数据,不是一一对应的关系。 但是,总金额是一致的。

  (2)暂估入库。

  增值产品和服务产品都是没有库存的,根据客户消费现进现出,所以这里要先做暂估入库。 暂估入库的不含税成本、进项税和预付账款数据,都是从销售合同上直接获取。 而销售合同上增值产品、服务产品的不含税成本、进项税和预付账款数据,又是从基础数据增值产品项目、服务产品项目上获取的。 如下图示:

  具体获取方式: 销售顾问填报销售合同时,系统根据选择的增值产品和服务产品,从合同当月的基础数据那里获取,填列在合同上。 基础数据发生变化时,包括月中的变化和新月份的变化,专职人员需要对系统中尚未开票的合同以及当月开票的合同,所对应的增值产品和服务产品的数据进行更新处理。处理方式如下图:

  打开基础数据表,点击上面更新增值产品合同按钮或者更新服务产品合同按钮即可。 特别注意:如果更新时有当月已经开票的情况,因为开票这里的会计分录已经生成,所以更新数据完成后,还需要同步更新发票的会计分录。 操作方式:找到该发票,点鼠标右键,解锁,点鼠标右键,点重存按钮。 也可以直接,点修改,然后直接点保存。

  (3)成本结转。

  增值产品和服务产品的成本结转,就是对应上面刚刚暂估入库的库存商品科目,将库存商品金额转入主营业务成本金额,库存商品同进同出,平。

  (4)整车成本结转。

  整车成本是获取的整车采购不含税金额数据。整车有在途和入库二个状态,系统在这里会自动检测,必须是已入库车辆才能通过。

  (5)本单返利处理。

  本单返利,目前主要是指大用户返利。系统会自动预估大用户返利,然后马上对该笔返利进行单独结转,结平。

  (6)之前实时预估返利处理。

  是指该台整车在之前的所有实时预估返利,在这里进行结转,从库存商品结转到主营业务成本,结平。

  (7)转固处理。

  如果是试驾车和周转车,做结转固定资产处理。销售订单类型必须是“内部车辆销售订单”。发票的不含税金额为固定资产值,销项税金为进项税金,含税金额为贷方客户的应收账款金额,只是这里的客户就是公司自己。

  (8)完整的会计分录。如下图示:

  综上所述,勤哲Excel服务器打造的发票会计分录的主要数据,均来源于销售合同。至于客户交款数据,在这里跟会计分录没有直接关系,只是作为辅助数据,来查看客户的交款情况,是否还有欠款。

  小结:

  汽车业的信息化,走在各行各业前列,但总体来说,仍处在低水平阶段。低水平的主要标志是,信息化在企业中的战略定位不清晰,对一把手来说,主要是帮闲而不是帮忙,未来趋势是慢慢聚焦到创造组织核心价值上来。

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